On a pris le parti de créer une seule notice pour les lettres adressées dans les mêmes termes à plusieurs destinataires à la même date, mais une nouvelle notice pour chaque envoi de la même lettre (avec ou sans variantes textuelles) à une date différente (voir par exemple APOSCRIPTA n. 43 et APOSCRIPTA n. 6788, ou APOSCRIPTA n. 1344 et APOSCRIPTA n. 2062). Lorsqu'une lettre est envoyée à des destinataires différents à la même date avec des variantes textuelles pour chacun, on a créé autant de notices que de destinataires.

La division des lettres en paragraphes est entièrement du fait des éditeurs d'APOSCRIPTA ; elle ne reflète ni la disposition dans les documents manuscrits, ni celle choisie par les éditeurs des versions papiers qui sont reprises. Pour faciliter la lecture, on a choisi d'aller à la ligne à chaque nouvelle unité diplomatique (protocole initial, préambule, exposé des motifs, dispositifs, actes éventuellement insérés, clauses finales et, parmi elles, avant la date), et dans une faible proportion de cas, à l'intérieur même de l'exposé des motifs ou dispositif).

La ponctuation choisie dans les versions imprimées dont on tire les lettres peut être modifiée dans les versions intégrées à la base de donnée, de même que le système des majuscules, que l'on s'efforce d'harmoniser. Lorsqu'il a paru nécessaire aux rédacteurs d'insérer une note critique absente de l'édition (ou des éditions) reprise(s), cette note est signée [APO].

Dans la présentation des sources manuscrites, on désigne par la lettre A seulement les originaux des privilèges solennels, dont la proportion va diminuant à partir du XII^e siècle. Les copies de ces documents sont désignés par les lettres B, C, D. S'il existe plus de 3 copies, on opte pour le système B, B¹, B², etc. La lettre E est en effet réservée aux originaux d'expéditions de lettres à proprement parler (par opposition aux diplômes) - ces dernières représentant l'essentiel de la documentation à partir du XIIIe siècle. Les expéditions multiples sont désignées par E¹, E², etc. Les copies faites d'après des expéditions originales ou des copies d'expéditions originales reçoivent les lettres F, G, H... (on commencera à G dans le second cas de figure). La lettre M est affectée aux minutes, brouillons ou autres documents dépourvus de toutes les formes officielles. La lettre R est réservée aux copies dans les Registres du Vatican et/ou dans les Registres d'Avignon - on opte pour R¹ et R² lorsque la lettre se trouve copiée dans des registres des deux séries, comme c'est très souvent le cas à partir du pontificat de Jean XXII (1316-1334). Les éventuelles copies de ces versions enregistrées sont désignées par S, T, U... La lettre X est réservée aux collections de canons conciliaires, la lettre Y aux copies dans les collections canoniques et recueils de décrétales, la lettre Z aux copies dans les collections de lettres et les artes dictaminis.

Les analyses sont données dans la langue où elles sont rédigées dans l'édition d'origine, mais peuvent être complétées par d'autres, soit tirées d'autres éditions, soit rédigées pour APOSCRIPTA.

On identifie autant que possible, en note, les citations bibliques, juridiques ou autres (ce travail d'identification, le plus souvent, n'est pas fait par les éditeurs des versions papier dont on tire les lettres). Elles sont éditées entre guillemets simples, sauf lorsqu'il s'agit de citation explicitement introduites comme telles dans le texte, auquel cas on utilise les guillemets français (également utilisés pour les citations d'actes insérés).

Les italiques sont réservés aux mots étrangers au texte du document lui-même et ajoutés dans la copie éditée (en particulier, dans les copies des registres de la chancellerie apostolique, les mentions et cetera ut supra usque ad et in eundem modum, ainsi que l'adresse donnée sans le reste du protocole initial).

Tous les signalements d'erreurs ou de coquilles sont très bienvenus ; ils peuvent être faits à l'adresse aposcripta[a]gmail.com